Viele Pflegefachkräfte denken darüber nach, sich selbstständig zu machen. Die Gründung eines ambulanten Pflegedienstes ist eine gute Möglichkeit, diesen Traum zu verwirklichen. Einige ehemalige Teilnehmer*innen unserer PDL-Weiterbildungen haben bereits erfolgreich einen ambulanten Pflegedienst gegründet. In diesem Fachartikel fassen wir für all diejenigen, die ihren eigenen ambulanten Pflegedienst gründen wollen, alles Wichtige zusammen und geben praktische Tipps, was bei der Gründung eines ambulanten Pflegedienstes zu beachten ist. Wer mehr erfahren möchte, kann auch unsere Fortbildung „Gründung eines ambulanten Pflegedienstes“ oder die PDL-Weiterbildung für die Leitung eines ambulanten Dienstes „Verantwortliche Pflegefachkraft nach § 71 SGB XI“ besuchen.

Jeder Pflegedienst benötigt eine Pflegedienstleitung (PDL) als „Verantwortliche Pflegefachkraft nach § 71 SGB XI“. Die fachlichen Voraussetzungen für diese verantwortliche Pflegefachkraft erfüllen Personen, die die Erlaubnis zur Führung der Berufsbezeichnung

• Krankenschwester/ Krankenpfleger
• Gesundheits- und Krankenpfleger/ Gesundheits- und Krankenpflegerin
• Kinderkrankenschwester/ Kinderkrankenpfleger
• Altenpflegerin/ Altenpfleger mit staatlicher Anerkennung
• Pflegefachfrau/ Pflegefachmann

besitzen.  Zusätzlich muss die verantwortliche Pflegefachkraft (PDL) innerhalb der letzten acht Jahre mindestens zwei Jahre in einem der oben genannten Beruf hauptberuflich gearbeitet haben und eine adäquate Weiterbildung für leitende Funktionen in der Pflege mit einer Mindeststundenzahl von 460 Stunden abgeschlossen haben. Diese Voraussetzungen erfüllt unserer Weiterbildung zur Verantwortlichen Pflegefachkraft nach § 71 SGB XI.

Wer als Gründer*in eines ambulanten Pflegedienstes diese Anforderungen nicht erfüllt, hat die Möglichkeit, eine entsprechend qualifizierte PDL einzustellen.

Wer einen Pflegedienst gründen will, muss erst einmal Mitarbeiter*innen finden. Dabei wissen alle, die bereits in der Pflege arbeiten, wie schwierig sich die Suche nach gutem Pflegepersonal für Einrichtungen gestalten kann. Es erfordert daher einige Überlegungen und Entscheidungen im Vorfeld, um erfolgreich einen ambulanten Pflegedienst zu gründen.

Wie viele Fachkräfte bei der Eröffnung eines ambulanten Pflegedienstes erforderlich sind, ist in den jeweiligen Landesrahmenverträgen vorgegeben. In Baden-Württemberg werden derzeit drei Vollzeitstellen für Fachkräfte in der Pflege gefordert. Teilzeitstellen sind entsprechend auf Vollzeitstellen umzurechnen. Geringfügig Beschäftige auf 540 Euro-Basis werden hier nicht berücksichtigt.

Aufgrund des hohen Fachkräftemangels in der Pflege ist es wichtig, sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. Hierzu gehören attraktive Gehälter, flexible Arbeitszeiten, verlässliche Dienstpläne, ein gutes Teamklima, eigene Gestaltungsmöglichkeiten, gute Pflegekonzepte sowie das Angebot von Weiterbildungsmöglichkeiten. Neben Internet und Job-Börsen sind die Social-Media-Kanäle heute ein wichtiger Recruiting-Kanal. Auch auf Pflegemessen oder Netzwerk-Treffen können Kontakte zu Pflegefachkräften oder Pflegehilfskräften geknüpft werden. Für die Gewinnung von Pflegekräften sollte auf jeden Fall ausreichend Vorlaufzeit eingeplant werden.

Pflegefachkräfte in der Altenpflege verdienen inzwischen gut. Das mittlere Gehalt einer Pflegefachkraft in der Altenpflege lag 2023 mit 3.901 € monatlich über dem mittleren Gehalt aller bei der Bundesagentur für Arbeit erfassten Entgelte einschließlich der akademischen Berufe. Am besten verdienen in der Altenpflege tätigen Pflegefachkräfte in Baden-Württemberg. Hier lag das Median-Gehalt pro Monat im Jahr 2023 bei 4.058 € monatlich.

Quelle: Bundesagentur für Arbeit/bpa

Wer sich in der Pflege selbstständig machen und einen ambulanten Pflegedienst gründen möchte, braucht ein Startkapital. Dieses Gründungskapital muss aus eigenen Mitteln aufgebracht oder über Bankkredite finanziert werden. Auch die Kreditanstalt für Wiederaufbau vergibt Darlehen an Menschen mit Wunsch nach einer Existenzgründung. Alle Kreditgeber verlangen einen Businessplan, aus dem hervorgeht, wie der ambulante Pflegedienst seine Wirtschaftlichkeit sichern will. Außerdem müssen Kredite in der Regel durch Bürgschaften abgesichert werden. Es empfiehlt sich, die laufenden Kosten für mindestens drei Monate vorzufinanzieren, da es einige Zeit dauert, bis die Zahlungen der Pflege- und Krankenkassen auf dem Konto eingehen.

Viele Gründer*innen ambulanter Pflegedienste sind gerne bereit, ihren Mitarbeiter*innen ein gutes Gehalt zu bezahlen. Doch das muss auch finanziert werden. Deshalb ist es sehr wichtig, sich vor der Gründung intensiv mit Zahlen zu beschäftigen und die Wirtschaftlichkeit zu berechnen. Dazu müssen die Kosten im Vorfeld kalkuliert und den Einnahmen gegenübergestellt werden.

Die Personalkosten machen in der Regel 80 % der laufenden Kosten eines ambulanten Pflegedienstes aus. Bei der Kalkulation der Personalkosten muss berücksichtigt werden, dass die Mitarbeiter*innen auch Anspruch auf Urlaub haben oder wegen Krankheit ausfallen können. Daher müssen Ausfallzeiten von ca. 20 % Prozent der Gesamtarbeitszeit von vornherein einkalkuliert und auch durch zusätzliches Personal abgedeckt werden. Hinzu kommen die Arbeitgeberanteile für Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung etc. Diese betragen aktuell im Durchschnitt 25 % des Bruttolohns.

Nicht zu vergessen bei der Berechnung der Personalkosten sind die sogenannten unproduktiven Zeiten. Dies sind Zeiten, die nicht für Pflegeleistungen genutzt werden können, wie z. B. Fahrzeiten zu Kund*innen, Besprechungen, Fortbildungen, Umsetzung von Qualitätsaufgaben etc. Auch diese Zeiten müssen durch Erlöse finanziert werden.

Neben den Personalkosten fallen Kosten für Mieten, Leasinggebühren oder Abschreibungskosten für den Fuhrpark sowie die Ausstattung, Werbemittel, Mitarbeiterkleidung, Büro- und Verbrauchsmaterial, Beratungsleistungen (Steuerberatung, IT-Beratung, Werbeagentur etc.), Software, QM-Zertifizierungen, Versicherungen (z.B. Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden) und Beiträge (z.B. Berufsgenossenschaft), Steuern etc. an.

Die Ausgaben (Kosten) müssen durch Einnahmen (Leistungen) finanziert werden. Dabei spielt z. B. auch die Frage eine Rolle, wie groß soll und kann das Einzugsgebiet sein? Schließlich verbringen die Mitarbeiter*innen eines ambulanten Pflegedienstes oft viel Zeit im Auto. Je geringer solche unproduktiven Zeiten sind, um so wirtschaftlicher arbeitet der ambulante Dienst.

Ein ambulanter Pflegedienst kann grundpflegerische (SGB XI) und behandlungspflegerische Maßnahmen (SGB V) sowie hauswirtschaftliche Leistungen anbieten und mit den jeweiligen Kranken- bzw. Pflegekassen abrechnen. Auch Beratungsleistungen für Angehörige nach § 45 SGB XI können abgerechnet werden, wenn eine Pflegefachkraft über die Weiterbildung zum/zur Pflegeberater*in nach § 45 SGB XI verfügt. Ebenso können die verpflichtenden Beratungsbesuche nach § 37 Abs. 3 SGB XI abgerechnet werden. Die Webseiten der jeweiligen Kassen wie AOK und TK bieten detaillierte Informationen über abrechenbare Leistungen und Antragsverfahren.

Welche Leistungen wie abgerechnet werden können unterscheidet sich maßgeblich von Bundesland zu Bundesland. Dies ist in den jeweiligen Landesrahmenverträgen geregelt. Es empfiehlt sich, sich über die jeweiligen landesspezifischen Regelungen zu informieren. Die Webseiten der Landesverbände der Pflegekassen bieten dazu weiterführende Informationen. Auch die Pflegeverbände bieten Informationen und Hilfestellungen zu der Anwendung und Umsetzung der Landesrahmenverträge

Jedes Unternehmen benötigt eine rechtliche Hülle. Für ambulante Pflegedienste kommen grundsätzlich die Rechtsformen der Freiberufler, der Gesellschaft des bürgerlichen Rechts (GdbR), Unternehmergesellschaft (UG) oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) in Frage. Lassen Sie sich hierzu am besten von einem Steuerberater beraten. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UST-ID) muss nicht beantragt werden. Pflegeleistungen sind von der Umsatzsteuer befreit.

Wer einen ambulanten Pflegedienst gründen möchte, sollte sich auch mit den hier relevanten rechtlichen Grundlagen auseinandersetzen, deren Inhalte verstehen und umsetzen. „Die PDL steht immer mit einem Bein im Knast“ ist ein Spruch, den man immer wieder hört. Dem ist natürlich nicht so. Damit es aber auch gar nicht so weit kommt, sollten sich Gründer*innen in den für einen ambulanten Dienst wichtigen Rechtsgebieten auskennen. Sie müssen wissen, welche Gesetze und Vorgaben für sie relevant sind und für deren Umsetzung und Einhaltung sorgen. Darüber hinaus ist es wichtig zu wissen, welche Leistungen unter welchen Voraussetzungen angeboten werden dürfen. Hier zeigen wir einige Paragraphen auf, die für ambulante Pflegedienste besonders relevant sind:

• § 4 SGB XI (Art und Umfang der Leistungen, §§ 36 bis 40 SGB XI (Leistungen bei häuslicher Pflege), § 75 Abs. 1 SGB XI Rahmenvertrag über die ambulante pflegerische Versorgung
• Versorgungsvertrag zwischen ambulanten Pflegediensten und Landesverbänden der Pflegekassen nach §72 SGB XI
• § 71 Abs. 3 SGB XI Gemeinsame Grundsätze und Maßstäbe zur Qualität und Qualitätssicherung nach § 80 SGB XI

Darüber hinaus sind weitere Rechtsgrundlagen wie Arbeitsrecht, Haftungsrecht, Betreuungsrecht oder Verordnungen wie z. B. die Pflegebuchführungsverordnung oder Hygieneverordnungen umzusetzen. Zur Antragstellung auf Zulassung ist eine Berufshaftpflichtversicherung für alle Mitarbeiter*innen einzurichten. Die Mitarbeiter*innen sind dadurch von der Haftung freigestellt.

Aktuell ist die Nachfrage nach den Leistungen von ambulanten Pflegediensten größer als das Angebot. Dennoch ist es für jeden ambulanten Pflegedienst wichtig, sich professionell nach außen zu präsentieren. Hier geht es nicht nur um die Kundengewinnung, auch für die Gewinnung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist ein professioneller Marktauftritt wichtig.

Marketing beginnt mit der Frage: Wo wollen wir uns mit unserer Einrichtung/unserem Unternehmen auf dem Markt positionieren? Wollen wir alle Leistungen anbieten oder Spezialanbieter sein z. B. für onkologische Kinderkrankenpflege oder für die Versorgung von demenziell Erkrankten? Welche Angebote haben unsere Mitbewerber (Konkurrenzanalyse)? Wie wollen wir uns von ihnen unterscheiden und was soll unser Alleinstellungsmerkmal (USP) sein?

Sind die Strategie und die Marktpositionierung sowie die grundsätzlichen Unternehmenswerte des ambulanten Pflegedienstes festgelegt, kann das Leitbild für das Unternehmen entwickelt werden. Ergänzend wird im Pflegeleitbild das Pflegekonzept auf Basis des gewählten Pflegemodells beschrieben.

Ein beauftragter Grafiker kann dann ein Logo entwickeln, das die Unternehmensphilosophie visuell darstellt. Im Rahmen der so genannten Corporate Identity wird das Logo auf allen Werbemitteln wie Schildern, Internetauftritt, Social-Media, Briefpapier, Fahrzeugen, Blöcken, Visitenkarten, Prospekten, Dokumenten, Berufskleidung etc. nach außen und nach innen dargestellt.

Ein professioneller Internetauftritt ist heute für jedes Unternehmen, das sich nach außen präsentieren will, unerlässlich. Hier gilt es, ein positives Image zu schaffen und in Wort und Bild auszudrücken. Auch dies lässt sich in Zusammenarbeit mit einer Agentur realisieren. Wer es sich zutraut, kann mit Hilfe eines Baukastensystems eine eigene Website erstellen. Ein guter Anbieter dafür ist zum Beispiel Jimdo. Unabhängig davon, ob Sie sich bei der Erstellung der Website für Ihren Pflegedienst von einer Agentur unterstützen lassen oder alles selbst machen, ist es wichtig, einen guten Domainnamen zu wählen. Der Name Ihrer Website sollte ausdrücken, was Sie anbieten, aber auch nicht zu lang sein. Gute Domainnamen sind oft schon vergeben. Mit etwas Fantasie finden Sie vielleicht eine passende Variante, die Sie verwenden können.

Für ein erfolgreiches Marketing ist außerdem Social-Media von großer Bedeutung. Ambulante Pflegedienste können über Social-Media-Kanäle wie Instagram und Facebook mit ihren Interessent*innen interagieren, Fragen beantworten, Feedback entgegennehmen, direkt mit ihren Kund*innen wie auch Bewerber*innen in Kontakt treten und so eine enge Bindung aufbauen. Durch regelmäßige Updates und Beiträge können Interessent*innen über Neuigkeiten, Leistungen, Veranstaltungen oder Angebote informiert werden. Außerdem können Pflegedienste ihr Fachwissen und ihre Expertise in der ambulanten Pflege präsentieren. Sie können informative Beiträge veröffentlichen, Tipps geben und ihre Erfahrungen teilen. Dank Social-Media und zielgerichteter Maßnahmen lässt sich die Sichtbarkeit erhöhen und damit neue Kund*innen wie auch neue Mitarbeiter*innen gewinnen.

Eine grundlegende Entscheidung ist die Wahl des Standorts und der Räumlichkeiten. Folgende Punkte sollten bei der Standortwahl berücksichtigt werden:

• Ist der Standort verkehrsgünstig gelegen?
• Sind ausreichend Parkplätze für Fahrzeuge des Pflegedienstes und Kund*innen vorhanden?
• Wie ist die Wettbewerbssituation (andere Pflegedienste in der Nähe)?
• Gibt es viele potentielle Kund*innen in der Nähe des Standortes (ermöglicht kurze Wege)?
• Gibt es mögliche Kooperationspartner wie Ärzte, Apotheken, Sanitätshäuser in der Nähe?
• Ist eine gut sichtbare Beschilderung möglich?
• Sind die Räumlichkeiten barrierefrei?
• Sind die Räume ansprechend und groß genug für Büros, Kundengespräche, Dienstbesprechungen etc.?

Das Führungsverhalten der Leitung ist entscheidend für die Mitarbeiterbindung in der Pflege. Pflegefachkräfte erwarten von der Führungskraft heute ein gutes, professionelles Führungsverhalten. Die gute Nachricht ist: Gute Mitarbeiterführung mit einem professionellen Führungsstil ist erlernbar. Dabei geht es um Wissen über Rollenerwartungen, Teamentwicklung, Motivation, Kommunikation und den situationsgerechten Einsatz von Führungsinstrumenten. All dies vermitteln wir in unserer Weiterbildung zur Verantwortlichen Pflegefachkraft nach § 71 SGB XI.

Es gibt viele Gründe, einen eigenen Pflegedienst zu gründen. „Ich will weniger arbeiten“ ist jedoch der falsche Grund. Besonders in der Gründungsphase kommen zahlreiche Aufgaben auf die Gründer*innen von ambulanten Pflegediensten zu. Räume müssen eingerichtet, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewonnen und eingearbeitet, Werbetexte geschrieben, Behördengänge erledigt, Kooperationspartner gewonnen, Abläufe organisiert, Kundengespräche geführt, Dienstpläne geschrieben werden und vieles mehr. Nicht alle Aufgaben können delegiert werden. Besonders am Anfang gilt daher, was viele Selbständige berichten: „Selbständig sein heißt, selbst arbeiten und das ständig“.

Jede*r, die/der diesen Schritt wagen und einen ambulanten Pflegedienst gründen will, sollte sich daher zunächst selbst auf Herz und Nieren prüfen und folgende Fragen für sich selbst klären:

• Bin ich bereit, zumindest die ersten zwei Jahren, auf viel Freizeit zu verzichten?
• Bin ich dem Stress und der Verantwortung gewachsen und kann damit umgehen?
• Kann meine Familie und mein Umfeld das mittragen?
• Habe ich ausreichend Kompetenzen und Wissen, um die Verantwortung zu übernehmen?
• Bin ich bereit, das finanzielle Risiko auf mich zu nehmen?
• Kann ich mich selbst und andere gut organisieren?
• Kann ich meiner Vorbildfunktion als Führungskraft gerecht werden?
• Bin ich bereit, mich auch mit Wirtschaftlichkeitsberechnungen, Finanzen, Marketing etc.  auseinanderzusetzen?

Die erfolgreiche Gründung eines ambulanten Pflegedienstes ist zwar nicht einfach, aber durchaus möglich. Voraussetzung ist, die Bereitschaft sich zu engagieren und sich das notwendige Wissen anzueignen.

Alle Informationen in diesem Fachartikel wurden aus bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Er hat jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wir empfehlen allen Gründer*innen eines ambulanten Pflegedienstes sich von einem Verband wie z.B. dem bpa – Bundesverband privater Anbieter sozialer Dienste e.V., einem Steuerberater oder einem Fachexperten für die Gründung ambulanter Pflegedienste wie unseren Dozenten Torsten Müller beraten zu lassen. Weitere Informationen gibt es auch in unserer Fortbildung „Gründung eines ambulanten Pflegedienstes“ sowie in unserer Weiterbildung zur Verantwortlichen Pflegefachkraft nach § 71 SGB XI.